DMS für mehr Ordnung
Kunde: Fortis Solar AG · Solarenergie
Herausforderung
Solarenergie ist ein komplexes Geschäft. Jede Anlage, jeder Kunde und jeder Dienstleister bringt eigene Abrechnungsmodalitäten, Tarife und Dokumente mit sich. Schnell entsteht ein Flickenteppich aus Excel-Dateien, Mails, PDF-Rechnungen und Ablagen an verschiedensten Orten. Ohne klar strukturierte Datenbasis wird es schwierig, den Überblick zu behalten, saubere Auswertungen zu machen und Wissen im Team verlässlich zu teilen. Gerade letzteres ist entscheidend: Know-how darf nicht an einzelnen Personen hängen, sondern muss im Unternehmen bewusst verteilt und zugänglich sein.
Lösung
Um hier Ordnung hineinzubringen, haben wir einen zentralen Datenhub aufgebaut, der als Rückgrat für alle solarbezogenen Daten dient. Bestehende Ordnerstrukturen werden nicht über Bord geworfen, sondern über Synchronisation gezielt eingebunden. Dokumente und Belege von zahlreichen Dienstleistern und teilnehmenden Parteien werden automatisiert verarbeitet, sodass sie nicht mehr manuell sortiert und abgelegt werden müssen.
Ergebnisse
Im Hintergrund sorgt eine eigene vLLM-Instanz für die Verarbeitung auch anspruchsvoller Scans und OCR-Aufgaben, orchestriert mit n8n für saubere Workflows. Die Daten liegen auf dem eigenen Server, bleiben damit unter voller Kontrolle und werden zusätzlich mit SharePoint synchronisiert – für Redundanz und einfachen Zugriff im Alltag. Directus fungiert als zentraler Service für das Datenmanagement, während Metabase erweiterte Auswertungen und Business Intelligence ermöglicht. So entsteht ein System, das nicht nur Struktur schafft, sondern das Fachwissen der ganzen Firma dauerhaft nutzbar macht.
Opensource für maximale Flexibilität
Damit dieses System nicht in eine neue Abhängigkeit führt, wurde bewusst auf Open-Source-Bausteine gesetzt. Die Kernkomponenten – von der vLLM-Instanz über Directus bis hin zu Metabase – lassen sich frei kombinieren, erweitern und bei Bedarf auch wieder austauschen. Das Unternehmen behält damit die volle Hoheit über Daten, Architektur und Kosten.
Neue Anforderungen können ohne lange Lizenzabklärungen oder proprietäre Schnittstellen umgesetzt werden: zusätzliche Datenquellen anbinden, neue Auswertungen in Metabase erstellen oder Workflows in n8n anpassen – all das bleibt in der eigenen Hand. Open Source wird so zum Hebel für echte Flexibilität: Die Lösung wächst mit dem Unternehmen mit, statt es in starre Vorgaben zu zwingen.