Fortis Solar AGSolarenergie
DMS für mehr Ordnung
Herausforderung
Solarenergie ist ein komplexes Geschäft. Jede Anlage, jeder Kunde und jeder Dienstleister bringt eigene Abrechnungsmodalitäten, Tarife und Dokumente mit sich. Schnell entsteht ein Flickenteppich aus Excel-Dateien, Mails, PDF-Rechnungen und Ablagen an verschiedensten Orten. Ohne klar strukturierte Datenbasis wird es schwierig, den Überblick zu behalten, saubere Auswertungen zu machen und Wissen im Team verlässlich zu teilen. Gerade letzteres ist entscheidend: Know-how darf nicht an einzelnen Personen hängen, sondern muss im Unternehmen bewusst verteilt und zugänglich sein.
Lösung
Um hier Ordnung hineinzubringen, haben wir einen zentralen Datenhub aufgebaut, der als Rückgrat für alle solarbezogenen Daten dient. Bestehende Ordnerstrukturen werden nicht über Bord geworfen, sondern über Synchronisation gezielt eingebunden. Dokumente und Belege von zahlreichen Dienstleistern und teilnehmenden Parteien werden automatisiert verarbeitet, sodass sie nicht mehr manuell sortiert und abgelegt werden müssen.
Ergebnis
Dokumente und Belege der vielen Dienstleister landen automatisch am richtigen Ort, statt von Hand sortiert zu werden. Das Team findet alles an einem Ort, arbeitet im Alltag weiter mit SharePoint und erstellt Auswertungen direkt aus der zentralen Datenbasis. Die Daten liegen auf dem eigenen Server und bleiben unter voller Kontrolle. Vor allem hängt das Fachwissen nicht mehr an einzelnen Personen, sondern steht der ganzen Firma dauerhaft zur Verfügung.
Technische Details
Eine eigene vLLM-Instanz verarbeitet auch anspruchsvolle Scans und übernimmt die Texterkennung (OCR). n8n orchestriert die Workflows. Die Daten liegen auf dem eigenen Server und werden zusätzlich mit SharePoint synchronisiert, für Redundanz und einfachen Zugriff im Alltag. Directus dient als zentraler Service für das Datenmanagement, Metabase für erweiterte Auswertungen und Business Intelligence.
Open Source für maximale Flexibilität
Damit dieses System nicht in eine neue Abhängigkeit führt, setzt es bewusst auf Open-Source-Bausteine. Die Kernkomponenten wie vLLM, Directus und Metabase lassen sich frei kombinieren, erweitern und bei Bedarf austauschen. Fortis Solar behält damit die volle Hoheit über Daten, Architektur und Kosten.
Neue Anforderungen lassen sich ohne lange Lizenzabklärungen oder proprietäre Schnittstellen umsetzen: zusätzliche Datenquellen anbinden, neue Auswertungen in Metabase erstellen oder Workflows in n8n anpassen. All das bleibt in der eigenen Hand. So wächst die Lösung mit dem Unternehmen mit, statt es in starre Vorgaben zu zwingen.
«Septhos hat uns eine schnelle Lösung für ein komplexes Problem geliefert und unsere Anforderungen sehr zügig verstanden.
Der zentrale Datenhub automatisiert die Verarbeitung von Dokumenten und Belegen. Das frühere manuelle Eintragen in Excel-Dateien entfällt, was uns deutlich Zeit spart. Das Wissen des Teams ist nun zentral verfügbar und wir behalten volle Kontrolle über unsere Daten und Prozesse.»
Fabian FischerGeschäftsführerFortis Solar AG